Indeling draaiboek evenementen

Voor een evenementenvergunning hebben wij een draaiboek van het evenement nodig. Zo kunnen wij uw aanvraag snel beoordelen en is de kans klein dat er straks informatie mist. Voor een draaiboek moet u de indeling gebruiken die op deze pagina staat.

1. Organisatie 

In dit hoofdstuk beschrijft u hoe uw organisatie er uit ziet en daarbij vermeldt u minimaal het volgende.

Contactgegevens organisatie

  • Naam organisatie
  • Contactgegevens organisator (een 06-nummer is hierbij verplicht)
  • Indien ingeschreven: KvK-nummer
  • Kopie polisblad van toereikende aansprakelijkheidsverzekering voor het evenement / de organisatie (indien er een verzekering is afgesloten)

Taken en verantwoordelijkheden

Lijst met mobiele telefoonnummers van de contactpersonen en bijbehorende functie tijdens het evenement.

2. Het evenement

In dit hoofdstuk beschrijft u de hoofdkenmerken van uw evenement waarbij u minimaal antwoord geeft op onderstaande punten.

Evenement

  • Naam evenement
  • Soort evenement: muziekevenement / festival / dorpsfeest / wijkfeest / kermis / sportevenement /buurt- of straatbarbecue/anders, namelijk.
  • Datum- en tijd van evenement Indien meerdere dagen en/of meerdere locaties: per dag datum, tijdstip en locatie vermelden.
  • Activiteitenprofiel: muziek, het schenken van zwak-alcoholhoudende drank, gebruik van vuurwerk, optocht/route, bereiden van voedsel, etc.

Locatie

  • Locatie(s) van het evenement met daarbij aangegeven hoeveel m2 er in gebruik is ten behoeve van het evenement
  • Datum- en tijd van op- en afbouw. Indien meerdere dagen en/of meerdere locaties: per dag datum, tijdstip en locatie vermelden

Publiek

  • Doelgroep
  • Minimum leeftijd van de bezoekers
  • Het totaal verwachte aantal bezoekers en het aantal bezoekers dat gelijktijdig aanwezig is

3. Evenemententerrein

Er moet minimaal één en afhankelijk van de situatie mogelijk meerdere plattegronden van het evenemententerrein tegelijk met de aanvraag worden ingediend. De plattegrond(en) kunnen worden opgenomen als bijlage.

Een op schaal (1:100) gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt, voorzien van schaal, data, evenementnaam, noordpijl en legenda. Op de plattegrond(en) moeten alle obstakels en de bijbehorende locaties aangegeven worden (indien aanwezig).

Mocht u niet over een situatietekening beschikken, dan kunt u die bij de gemeente opvragen via gemeente@hethogeland.nl onder vermelding van het team APV.

Houd rekening met de toegankelijkheid voor minder-validen en ook de aanwezigheid van sanitaire voorzieningen voor minder-validen. In het draaiboek moet worden aangegeven op welke manier hieraan invulling wordt gegeven.

In dit hoofdstuk moet u minimaal onderstaande punten beschrijven c.q. aangeven op een situatietekening op schaal (indien van toepassing).

Evenemententerrein (plattegrond)

  • Calamiteitenroutes (hoogte 4,20 x breedte 3,50 meter) Via welke wegen kan bijvoorbeeld een ambulance het terrein bereiken. Deze routes moeten vrij zijn van obstakels
  • Brand- en rookwerende scheidingsconstructies
  • Draairichting van doorgangen
  • Nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan
  • Vluchtrouteaanduidingen
  • Noodverlichting
  • Brandblusvoorzieningen
  • Brandweeringang
  • De voor personen beschikbare oppervlakte
  • De gebruiksbestemming
  • Podia
  • Tenten
  • Tribunes
  • Blusmiddelen
  • Gasflessen
  • Toiletten
  • EHBO-posten
  • Muntverkoop/kassa’s
  • Entree
  • De richting van de muziekuitstraling
  • Stage barrier(s)
  • Tappunten / verstrekpunten
  • Aggregaten / koelinstallaties voor biertanks (geen koelkasten)
  • Heaters
  • Aan- en afvoerroutes intekenen (op- en afbouw, bevoorrading en productie van het evenement)
  • Aangeven waar watertappunten voor drinkwater zijn
  • Veiligheidsvoorzieningen
  • Overige objecten (snackwagen, etenskraampjes, drankwagens, informatiekramen en dergelijke)
  • Omheining/hekwerken

4. Constructies

Voor tenten, podia, tribunes dienen constructietekeningen en certificaten aangeleverd te worden. Sinds 1 januari 2018 gelden in Nederland overal dezelfde regels voor de brandveiligheid op evenementen. Deze zijn wettelijk vastgelegd in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen. Op de website van Event Safety Institute kunt u een folder downloaden met meer informatie.

In dit hoofdstuk moet u, indien van toepassing, onderstaande punten aangeven op een situatietekening op schaal. De plattegrond(en) kunnen worden opgenomen als bijlage.

Inrichting tenten / bouwsels (plattegrond)

  • Afmetingen
  • Plaats in- en (nood)uitgangen en de vrije (bruikbare) doorgang daarvan
  • Inrichting van de tent (zitplaatsen, eventuele tappunten, podia etc.)
  • Gangpaden tussen stands, kramen, schappen en andere inrichtingselementen
  • Brandveiligheidsvoorzieningen zoals blusmiddelen, vluchtrouteaanduidingen en noodverlichting
  • Stoelen (indien in rijen, dan onderling koppelen en stoelenplan aanleveren)
  • Banken
  • Tafels
  • Statafels
  • Tribunes
  • Podiums
  • Ticket (en ID) controle (evt. visitatiepoortjes)
  • Afscheidingen (hekken en/of stage Barriers)
  • Toiletten
  • Garderobe
  • Kassa
  • Tappunten / verstrekpunten
  • Lockers
  • Verwarming (in tent is alleen hete lucht verwarming toegestaan)

Tenten/bouwsels

  • Maximaal aantal personen dat gelijktijdig aanwezig is in de tent(en) / bouwsels
  • Het netto vloeroppervlakte
  • De brandveiligheidsklasse van het doek
  • Tentboeken
  • Certificatie behorende bij de tent(en)

Bak- en braadkramen

Geef aan welke de bak- en braadkramen er aanwezig zijn en op welke wijze de bereiding plaatsvindt (elektra, gas, etc.)

Kermis

Indien er kermisattracties worden geplaatst, dienen de RAS-nummers van de attracties te worden opgenomen in het draaiboek NB: Locatie tent(en), tribunes en podia. Minimaal 5 meter vanaf gebouwen en overige objecten.

5. Milieu

Bij het houden van een evenement komt in meeste gevallen afval vrij. In dit hoofdstuk moet u aangeven hoe u daarmee omgaat.

Afval

  • De reiniging van het terrein
  • Vuilverwerking beschrijven

6. Logistiek

Als er voor uw evenement wegen moeten worden afgezet dan moet u dat in dit hoofdstuk beschrijven. Ook de parkeergelegenheid voor de bezoekers van uw evenement moet u hier beschrijven waarbij in ieder geval onderstaande vragen beantwoord moeten worden.

In dit hoofdstuk moet u, indien van toepassing, onderstaande punten ook aangeven op een situatietekening op schaal.

Bezoekers/ deelnemers evenement

  • Geef aan op welke wijze bezoekers/ deelnemers naar het evenement komen (auto, fiets, openbaar vervoer, te voet)
  • Geef aan of het gebruik van bepaalde vervoersmiddelen wordt gestimuleerd en op welke manier
  • De aan- en afvoerroutes aan voor bezoekers/deelnemers/organisatie (bevoorrading)

Het is wenselijk om voertuigen van fietsers en voetgangers te scheiden zodat menging van deze verkeersstromen voorkomen wordt (bevorderen veiligheid).

Afsluitingen en omleidingen

  • Geef aan welke weg(en) en/of parkeerruimte moeten worden afgesloten voor verkeer en op welke data en tijdstippen (houd ook rekening met op- en afbouwen)
  • Geef aan hoe de omleidingsroute voor het (doorgaand) verkeer loopt (als wegen worden afgesloten)
  • Bebordingsplan

Parkeren

  • Geef aan of er gebruik gemaakt wordt van parkeren op de rijbaan en/ of parkeerruimte
  • Geef aan welke parkeergelegenheden voor auto’s beschikbaar zijn en hoeveel
  • Geef aan hoe de parkeerlocaties aangeduid worden voor de bezoekers
  • Geef aan of er een aparte locatie ingericht wordt voor bezoekers die beschikken over een gehandicaptenparkeerkaart
  • De locaties en aantallen aan van de fietsparkeergelegenheden
  • Geef aan hoe, en wanneer, parkeerplaatsen worden afgezet indien deze onderdeel zijn van het evenemententerrein (of wanneer daar activiteiten plaatsvinden waardoor deze plaatsen niet bereikbaar zijn)

Overige verkeersmaatregelen

Geef aan op welke wegen overige verkeersmaatregelen moeten worden genomen, denk hierbij aan:

  • Parkeer- en stopverbod
  • Eenrichtingsverkeer
  • Snelheidsbeperking
  • Bewegwijzering

Verkeersregelaars

  • Geef aan of- en op welke wegen de inzet van verkeersregelaars noodzakelijk is (inclusief data en tijden)
  • Stel een taken- en postenplan op waarin staat op welke locaties verkeersregelaars ingezet worden en wat hun taak is

De organisatie zorgt voor voldoende verkeersregelaars. Verkeersregelaars moeten, voordat zij kunnen worden aangesteld door de burgemeester, een instructie te volgen.

De organisatie zorgt ervoor dat hun verkeersregelaars de instructie hebben gevolgd. De organisatie zorgt ervoor dat de juiste wettelijk verplichte kleding voor verkeersregelaars gedragen wordt. De organisatie verzekert alle verkeersregelaars tegen risicoaansprakelijkheid. Meer informatie is te vinden op: https://www.verkeersregelaarsexamen.nl

Hulpdiensten

Geef aan wat de calamiteitenroutes zijn voor de brandweer, ambulance en politie. Gedurende uw evenement moet u bij straatafsluitingen steeds een vrije doorgang te garanderen, vrij van obstakels over een breedte van 5 meter.

Verkeersvoorlichting

  • Geef aan hoe deelnemers, bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht worden over stremmingen, parkeerfaciliteiten en andere verkeersmaatregelen (bijvoorbeeld met vooraankondigingsborden)
  • Geef aan welke informatie wordt gecommuniceerd en van welke communicatiemiddelen gebruik wordt gemaakt.

Plaatsen en verwijderen van verkeersborden

  • Wanneer worden de verkeersborden geplaatst en verwijderd
  • Wie gaat de verkeersborden plaatsen
  • Worden er ook borden geplaatst langs een provinciale of Rijksweg? Wanneer is dit het geval? Is er ontheffing aangevraagd bij de provincie en/of Rijkswaterstaat? Zijn er ook afzettingen van provinciale wegen of Rijkswegen nodig? Heeft de provincie/Rijkswaterstaat toestemming verleend?

Voor diverse verkeersborden en afsluitingen moeten verkeersbesluiten genomen worden, dus de verkeersplannen moeten op tijd ingeleverd worden om aan de termijnen te voldoen.

7. Communicatie

Communicatie met de omgeving van uw evenemententerrein en uw bezoekers vinden wij erg belangrijk. Daarmee creëert u draagvlak. In dit hoofdstuk geeft u daarom het volgende aan.

Omwonendenbrief

  • De organisator is verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting omwonenden en lokale ondernemers in de vorm van een omwonendenbrief. Een voorbeeld van een omwonende brief vindt u in bijlage 1. Deze brief kunt u gebruikten en wat niet van toepassing is bij uw evenement, kunt u weglaten.
  • De omwonendenbrief dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Afdeling APV van de gemeente Het Hogeland.

Huisregels

  • De organisator dient huisregels op te stellen voor bezoekers en/of deelnemers van het evenement, Een voorbeeld van huisregels vindt u in bijlage 2.
  • De huisregels dient toegevoegd te worden aan het draaiboek, als bijlage.
  • Aangeven hoe de huisregels bekend worden gemaakt. Bijvoorbeeld op de achterkant van het toegangskaartje of duidelijk zichtbaar bij de ingang van het evenemententerrein.

8. Geluid

De gemeente Het Hogeland kan een ontheffing verlenen op basis van artikel 4.6, lid 2, van de APV.

Benodigde informatie met betrekking tot geluidsontheffing

  • Datum/data met begin- en eindtijden:
    • Waarop muziek ten gehore wordt gebracht, te verdelen in:
      • de muziek en/of de optredens
      • de soundcheck
    • Waarop aggregaten, koelinstallaties, enzovoort in werking zijn (geldt ook voor de op- en afbouw)
    • Van overige activiteiten waarbij geluid wordt gemaakt (geldt ook voor de op- en afbouw)

Geluidstechnieken

Welke technieken er worden toegepast om hinder door muziekgeluid zo veel mogelijk te beperken (line array en anti-geluid).

9. Gezondheid

EHBO

  • Aantal EHBO’ers aangeven De norm is 1 hulpverlener per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers, met een minimum van 2 hulpverleners
  • Locaties van de EHBO’ers/EHBO-post aangeven

Sanitair

  • Aantal toiletten aangeven inclusief handenwasgelegenheden op het evenemententerrein. De norm is 1:150 bezoekers
  • Aangeven om wat voor soort toiletten het gaat (bijvoorbeeld dixies of toiletunits).
  • Indien de toiletvoorzieningen worden aangesloten op een afvoer dient aangegeven te worden hoe de afvoer van uitwerpselen wordt geregeld.

10. Veiligheid

Afhankelijk van het risicoprofiel, het aantal bezoekers en de grootte van het terrein, wordt het aantal beveiligers geadviseerd voor de politie. Beschrijf in dit hoofdstuk de volgende onderwerpen:

Beveiliging

  • Aangeven of de beveiligers gecertificeerd zijn
  • Naam en ND-nummer van de beveiligingsbedrijf
  • Naam en telefoonnummer van het contactpersoon van de beveiliging tijdens het evenement

Veiligheid van bezoekers en/of deelnemers

  • Beschrijf op welke wijze u zorgt voor de veiligheid van bezoekers en/of deelnemers
  • Beschrijf mogelijke scenario’s die zich tijdens uw evenement kunnen voordoen. Beantwoord in ieder geval de volgende vragen:
    • Wat zijn de mogelijke scenario’s?
    • Hoe groot is de impact op uw evenement als een scenario zich voordoet?
    • Welke maatregelen heeft u genomen om het risico zo klein mogelijk te maken?
    • Welke maatregelen neemt u als een scenario zich voordoet?
    • Wie is beslissingsbevoegd voor het nemen van maatregelen?
    • Hoe bereikt u bezoekers en/of deelnemers in geval van een calamiteit?
    • Is er een opvanggelegenheid beschikbaar?

Alcohol

  • Welke voorzorgsmaatregelen worden er getroffen ter voorkoming van alcoholgebruik door jongeren onder de 18 jaar?
  • Welke maatregelen worden er getroffen om te voorkomen dat personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven?

Bijlage 1

Voorbeeldbrief voor omwonenden

Beste bewoner,

Op ‘datum’ van ‘begin tijd’ uur tot ‘eindtijd’ uur organiseert ‘naam van de organisatie’ het evenement ‘naam’ op ‘locatie’.

Omschrijving evenement

Beschrijf hier:

  • het programma van het evenement
  • eventuele soundcheck
  • op- en afbouw
  • overige activiteiten op andere locaties. Bijvoorbeeld een camping of gebruik openbare ruimte (indien van toepassing)

Verleende vergunning

Om het evenement te mogen houden is een vergunning verleend door de gemeente. In deze vergunning zijn een aantal voorwaarden opgenomen, waaraan wij ons moeten houden met betrekking tot het maximale geluidsniveau, het voorkomen van openbare orde problemen en het waarborgen van de veiligheid. Wij hebben diverse maatregelen getroffen om deze voorschriften na te leven en wij doen er alles aan om het evenement ordelijk te laten verlopen.

Parkeren, verkeer en bereikbaarheid tijdens het evenement

Beschrijf hier:

  • verkeersmaatregelen
  • parkeerbeperkingen
  • regeling doorlaatbewijzen en regeling bewoners met parkeervergunningen
  •  consequenties voor het openbaar vervoer
  • bereikbaarheid van het evenement met het openbaar vervoer en parkeer- en reisterreinen (P+R) die voor het evenement van belang zijn.

Vragen of klachten

Als u voor of tijdens het evenement vragen of klachten heeft, kunt u contact opnemen met, ‘naam aanspreekpunt en telefoonnummer’.

Met vriendelijke groet,

‘naam organisatie of vergunninghouder’

Bijlage 2

Voorbeeld huisregels

Huisregels

U betreedt nu op eigen risico het evenemententerrein. Hier gelden de volgende huisregels.

  • Volg aanwijzingen van de organisatie/beveiliging op.
  • Verboden te fietsen over het evenemententerrein.
  • Toegangscontrole mogelijk en legitimatie verplicht.
  • Geen wapens, blik, spuitbussen, vuurwerk of drugs.
  • Geen ongewenste intimiteiten, agressie of geweld en hinderlijk of aanstootgevend gedrag.
  • Geen overlast door openbaar dronkenschap.
  • Geen alcoholische consumpties meenemen naar het evenemententerrein, deze worden ingenomen.
  • Op het evenemententerrein mag uitsluitend in plastic worden geschonken, glaswerk is verboden.
  • Bezoekers kunnen voorafgaand en tijdens het evenement, gevisiteerd of gefouilleerd worden.
  • Bij het constateren van wildplassen wordt sanctionerend opgetreden.

Overtreders van de huisregels lopen het risico van het evenemententerrein te worden verwijderd en afhankelijk van de ernst van de overtreding voor bepaalde of onbepaalde tijd te worden uitgesloten van toegang van volgende evenementen van de ‘Naam van de Organisatie’.

Constatering van strafbare feiten worden bij de politie gemeld