Coördinerende bestuursondersteuner

Ben jij een doorgewinterde managementondersteuner op zoek naar een volgende stap? Wil jij aan de slag met de ontwikkeling in het vak van ondersteuning?  Dan is dit jouw baan!

Waarom hebben we jou nodig?

Je komt te werken in het team Assistentenpool. Het team bestaat uit collega’s in de functies van bestuurs- en directieassistenten, programma- en projectmedewerkers en teamassistenten. In ons team zit veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. We zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. Maar dit vraagt ook van ons dat we werk goed op elkaar afstemmen. En dat we vakinhoudelijk ons blijven ontwikkelen om efficiënt te kunnen werken. We zoeken daarom een coördinator die ons hierbij gaat helpen!

Dit ga je doen

Je gaat nauw samenwerken met het team bestuursassistenten, dat bestaat uit zeven collega’s. Samen werken jullie aan de ultieme ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders (B&W). Dit gaat om ondersteuning op het gebied van agendabeheer en organisatorische zaken maar ook om het proces rondom besluitvorming.

Je begeleidt en stimuleert collega’s op inhoud en proces, door nieuwe ontwikkelingen op te pakken en collega's aan te sporen in andere manieren te gaan werken. Als team zijn we dus in ontwikkeling en maken we een professionaliseringsslag in onze dienstverlening. Jij draagt deze visie uit en draagt bij aan de verbeteringen die we kunnen maken. Een hele leuke baan als managementondersteuning jouw passie is en je gericht bent op ontwikkeling! 

In deze baan heb je veel contacten met collega’s uit de organisatie, teamleiders en het college van B&W. Jij bent het eerste aanspreekpunt van het college en van het bestuursteam en collega’s komen graag met jou sparren. Jij weet wat er speelt.  Jij werkt nauw samen met je teamleider. Bij calamiteiten zorg jij ervoor dat deze worden opgelost. Vervolgens kijk je dan ook of er structurele verbeteringen kunnen plaatsvinden. Verder:

• ben je voorzitter van het teamoverleg;
• zorg je dat je de verschillende afspraken en documenten in beeld hebt. En deze breng je onder de aandacht bij collega’s zodat deze wordt bijgehouden;
• je bent eerste vervanger voor het proces besluitvorming van en naar het college. Je biedt bij ad hoc zaken praktische hulp bij agendaondersteuning voor het college, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie.

Wie ben jij?

Jij weet hoe belangrijk goede ondersteuning is. Het geeft jouw energie te werken aan het volledig ontzorgen van het bestuur. Van nature neem je graag de leiding en pak je regie op jouw werk. Je floreert in de hectiek van een politieke organisatie. Je hebt jouw voelsprieten altijd aan staan en acteert op signalen. Je vindt het leuk om collega’s te helpen in het vak en zoekt actief die samenwerking op. Samen met de teamleider begeleid en stimuleer je collega’s met als doel hun functioneren te optimaliseren binnen de gestelde afspraken. Je luistert goed en bent oprecht geïnteresseerd in wat er leeft bij jouw collega’s. Je bent ook niet bang om collega’s aan te spreken op gemaakte afspraken.  

Je kunt goed contacten maken en onderhouden. Soms heb je veel mensen nodig om jouw doel te bereiken, je weet dit op een charismatische manier te benaderen. Jouw talent is om de ondersteuning te bieden vóórdat het jou gevraagd is. Je ziet waar jouw uitstekende organisatie- en planningsvaardigheden nodig zijn. Je hebt een flinke dosis doorzettingsvermogen en je bent creatief in jouw oplossingen. Je bent vernieuwend en niet bang om nieuwe wegen te bewandelen. Je bent helder en prettig om mee te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Verder:

• beschik je over een hbo werk- en denkniveau en een diploma op secretarieel gebied;
• je hebt ruime ervaring in een functie op het gebied van ondersteuning/secretarieel;
• je weet hoe het is om te werken in een politieke omgeving. Je kunt met vertrouwelijke informatie omgaan;
• je bent op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in het vak van ondersteuning en kunt goed afwegingen maken waar je de winst uit kunt halen.

Wat wij jou bieden

Een hele leuke baan in een mooie gemeente! Je werkt in een team dat volop in ontwikkeling is. Bij ons krijg je de ruimte om jezelf te zijn, je te ontwikkelen en om jouw eigen ideeën in te brengen! Verder:

• Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 24 uren per week.
• Een arbeidsovereenkomst voor in eerste instantie één jaar met een mogelijke optie tot verlenging.
• Een bruto voltijd salaris tussen de € 3.014,- en € 4.244,- (functieschaal 8).
• Boven op dit salaris ontvang je een flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 17,05%.
• Een goede werk/privé balans vinden wij belangrijk. Je krijgt naast het wettelijke verlof ontvang je ook bovenwettelijk verlof. Zo kun je eens wat langer vakantie of een dag vrij nemen!
• Je krijgt van ons een ontwikkelbon om in te zetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
• Een actieve personeelsvereniging met uitjes zoals een borrel, pubquiz, bowlen en nog veel meer!

Belangstelling of meer informatie

Ben je enthousiast en wil je meer van ons weten? Voel je vrij om jouw vragen telefonisch stellen. Je kunt bellen met Jeanet Korringa (teamleider) via 06-10317256 of Annelies Boer (coördinerende bestuursondersteuner) via 06-29646143.

Wil je direct solliciteren? We zien graag jouw cv en motivatiebrief. Je kunt dit opsturen tot en met 24 juli 2024. Daarna gaan wij kijken naar de binnengekomen reacties en ontvang je bericht of je wordt uitgenodigd voor een gesprek op 29 juli 2024 tussen 13.00 en 17.00 uur.  

Ruimte!

Ruimte is de kern van de ambitie van de nieuwe gemeente Het Hogeland. Spreekt ruimte je aan? Je leest er meer over in de Visie Ruimte!