Gedragscode Internet en Email gebruik

Publicatiedatum:
dinsdag 14 juli 2015
Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking
Gedragscode Internet en Email gebruik
 
Omgevingsdienst Groningen
Vastgesteld bij besluit van het Algemeen Bestuur d.d. 19-06-2015
Datum inwerkingtreding: 01-11-2013
Gedragscode Internet en Email gebruik Omgevingsdienst Groningen
Gelet op:
het feit dat de omgevingsdienst Groningen aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn
e-mail- en Internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie of ambt uit te oefenen;
  • de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en Internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het vastleggen en monitoren van dit gebruik;
  • de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP);
  • de instemming van de Ondernemingsraad;
B E S L U I T E N:
Vast te stellen de Gedragscode Internet- en e-mail gebruik.
1. Werkingssfeer
De gedragscode "Internet en e-mail gebruik" is van toepassing op personen in dienst van of werkzaam voor de omgevingsdienst Groningen, inclusief bestuurders die gebruik maken van de centrale Internet- en e-mailfaciliteiten van de omgevingsdienst Groningen, hierna te noemen gebruikers.
2. Uitgangspunten
  • Gebruik van Internet- en e-mailfaciliteiten impliceert dat de gebruiker zich overeenkomstig de inhoud en de strekking van deze gedragscode zal gedragen.
  • Iedere gebruiker is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar Internet en e-mailgebruik en kan hierop door het management worden aangesproken.
  • Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord Internet- en
    e-mailgebruik en bescherming van de privacy van de gebruiker.
  • De controle op Internet- en e-mailgebruik zal overeenkomstig deze gedragscode worden uitgevoerd. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader en de WBP en in overleg met de ondernemingsraad gehandeld worden.
  • Persoonsgegevens over Internet- en e-mailgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 1 maand.
  • De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling ICT en de controle daarop.
3. Doel
Het doel van de gedragscode is om gebruikers te informeren over de regels die binnen de Omgevingsdienst Groningen worden gehanteerd met betrekking tot verantwoord gebruik van Internet en e-mail c.q. controle daarvan en bescherming van de privacy van de gebruiker.
4. Internet- en e-mailgebruik
  • Het Internet- en e-mailsysteem wordt aan de gebruiker voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit ambt of functie en voor wat betreft e- mailgebruik met inachtneming van het correspondentieprotocol.
  • Persoonlijk gebruik van het Internet- en e-mailsysteem is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en/of het computernetwerk en dit geen verboden gebruik in de zin van punt 5 en 6 oplevert.
5 . Verboden Internetgebruik
  • Het is de gebruiker niet toegestaan:
    • op Internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of anderszins aanstootgevend materiaal bevatten. Noch is het toegestaan dergelijk materiaal te downloaden;
    • zich ongeoorloofd toegang tot niet openbare bronnen op Internet te verschaffen;
    • software en applicaties te downloaden en/of te installeren;
    • op Internet onethisch of in strijd met de wet te handelen.
  • Bestellen via Internet verloopt uitsluitend via de daartoe geautoriseerde budgethouder. Opgave van een creditcardnummer van een creditcard van de Omgevingsdienst Groningen en of machtiging voor automatische afschrijving van een bankrekening van de Omgevingsdienst Groningen is niet toegestaan.
6. Verboden e-mail gebruik
Het is de gebruiker niet toegestaan het e-mailsysteem te gebruiken voor het verzenden en ontvangen van:
  • berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, bedreigende (seksueel) intimiderende inhoud, of anderszins aanstootgevende inhoud;
  • berichten die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld;
  • kettingbrieven.
7. Voorwaarden voor controle
  • De controle op Internet- en e-mailgebruik vindt uitsluitend plaats in het kader van:
    • Voorkomen van negatieve publiciteit;
    • Bescherming van bedrijfsgeheimen;
    • Tegengaan van verboden Internet en e-mailgebruik (zie punt 5 & 6);
    • Systeem en netwerkbeveiliging;
    • Kosten en capaciteitsbeheersing.
  • Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen en beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het Internet- en e-mailgebruik. Slechts bij zwaarwegende redenen vindt controle op de inhoud plaats.
  • Indien een gebruiker of een groep gebruikers wordt verdacht van het overtreden van regels van de gedragscode, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden.
  • In beginsel worden e-mail berichten van en naar leden van de OR en het GO, van bedrijfsartsen en medewerkers met een vertrouwensfunctie niet gecontroleerd. Berichten van medewerkers aan leden van de OR en het GO, het ambtelijk secretariaat OR en de leden van door de OR ingestelde commissies worden, bij vermeende strijdigheid met de punten 5 en 6, gecontroleerd na procedureafspraken tussen de bestuurder en de voorzitter van de OR.
  • De omgevingsdienst Groningen kan op voorhand bepalen dat bepaalde websites en/of diensten niet toegankelijk zijn en technisch moeten worden afgeschermd.
8. Controle
  • De controle ter voorkoming van negatieve publiciteit, ter voorkoming van Internet- en e- mailgebruik omschreven onder punt 5 en 6 en de controle in het kader van systeem- en netwerkbeveiliging vindt plaats op basis van filtering op inhoud.
  • De controle op het uitlekken van bedrijfsgeheimen vindt plaats op basis van steekproefsgewijze filtering op inhoud. Verdachte berichten worden apart gezet voor nader onderzoek.
  • De controle in het kader van kosten- en capaciteitsbeheersing wordt beperkt tot verkeersgegevens.
  • Bij constatering van verboden gebruik zoals aangegeven in punt 5 en punt 6 wordt dit zo spoedig mogelijk met de betrokken gebruiker besproken. De gebruiker wordt door zijn leidinggevende gewezen op de consequenties wanneer de gebruiker niet stopt met het verboden gebruik
  • Indien in de situatie hiervoor bedoeld geen verbetering optreedt, heeft de leidinggevende het recht een schriftelijk verzoek te doen bij de afdelingsmanager Ondersteuning, met een kopie naar de gebruiker, voor het samenstellen van een rapportage over de betreffende gebruiker. De afdelingsmanager Ondersteuning schakelt hiertoe een ICT-medewerker in. De aanvraag zal strikt vertrouwelijk worden behandeld.
9. Overtredingen
Overtreding van de gedragscode "Internet en e-mailgebruik" kan worden aangemerkt als plichtsverzuim.
10. Rechten van de gebruiker
  • De omgevingsdienst Groningen informeert de gebruiker (voorafgaand aan de invoering van deze gedragscode over de controle op Internet- en e-mailgebruik) en alle nieuwe gebruikers, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling.
  • De gebruiker kan zich tot de omgevingsdienst Groningen wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken schriftelijk beantwoord.
  • De gebruiker kan de omgevingsdienst Groningen verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt binnen 4 weken schriftelijk beantwoord.
  • De gebruiker kan bij de omgevingsdienst Groningen verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn gegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. Binnen 4 weken na ontvangst wordt dit verzoek beoordeeld. Indien het verzoek gerechtvaardigd wordt geacht, wordt de verwerking terstond beëindigd.